Wie de term kilometerregistratie hoort begint vaak al te zuchten. Het bijhouden van alle gereden kilometers is tenslotte geen favoriet klusje; niet voor degene die de kilometers rijdt, maar ook niet binnen de afdeling waar al deze gegevens weer verwerkt moeten worden. Gelukkig is dat zuchten helemaal niet meer nodig. Het bijhouden en verwerken van de gereden kilometers kan namelijk tegenwoordig vrijwel geheel automatisch plaatsvinden. Bovendien kan de verwerkte data je ook nog eens goed op weg helpen als je processen binnen je bedrijf wilt optimaliseren.
Laat het systeem het werk doen
Zeg je ‘rittenregistratie’, dan is er vrijwel niemand die meteen een gat in de lucht springt. Iedereen die dit wel eens handmatig heeft moeten bijhouden weet dat het een tijdrovend klusje kan zijn, waar je ook nog eens bij iedere keer dat je in de auto stapt aan moet denken. Een foutje is snel gemaakt, met alle gevolgen van dien. Ook voor de afdeling die alle binnengekomen notities moet verwerken is de klus niet altijd gemakkelijk of leuk; het is een behoorlijk karwei, dat ook nog eens dagelijks terugkeert.
Het goede nieuws is: dat is allemaal al een tijdje helemaal niet meer nodig. Dankzij de slimme toepassing van GPS kun je namelijk het systeem het werk laten doen. In iedere auto waarvan een registratie moet worden bijgehouden wordt een klein systeem geplaatst, dat precies bij kan houden welke ritten de auto aflegt. De vertrek-en-aankomsttijden, het aantal gereden kilometers; precies dat wat de Belastingdienst wil weten. De bestuurder heeft er nauwelijks meer omkijken naar, net als de administratieve afdeling. Alle data wordt namelijk automatisch omgezet in een administratie die aan de vereisten van de Belastingdienst voldoet: een kind kan de was doen.
Meten is weten; alle data is welkom
Alhoewel het vooral heel fijn is dat een dergelijk systeem een bedrijf en zijn medewerkers veel werk uit handen kan nemen, levert het ook nog eens een schat aan bruikbare data op. Er wordt op deze manier namelijk ook perfect in beeld gebracht hoe medewerkers die buiten de deur aan het werk zijn hun tijd doorbrengen. Hoe lang hebben zij voor bepaalde werkzaamheden ter plekke nodig? Hoe lang zijn zij onderweg van A naar B? Zijn de ingeplande routes logisch en effectief, of kunnen er beter andere keuzes worden gemaakt?
Data die voor een bedrijf normaal gesproken lastig te verzamelen is, maar via een GPS-systeem op een presenteerblaadje wordt aangereikt. Zo levert het niet alleen minder werk, maar ook nog eens een stuk meer inzicht op.
