Tijdens je werk zijn er steeds meer manieren mogelijk als het gaat om onderling overleggen. Je kunt een formele vergadering inplannen, of elkaar even informeel spreken. Je kunt face to face praten, maar dat ook via de telefoon of een videoverbinding doen. Met zoveel verschillende keuzes, is het soms best lastig om de juiste te maken. Waar gaat jouw voorkeur naar uit?
Overleggen met je directe collega’s
Overleggen met je directe collega’s, dat doe je vaak snel tussen neus en lippen door. Zeker wanneer je toch met zijn allen in dezelfde ruimte zit, kun je je vraag hardop stellen wanneer hij maar bij je op komt. Je spreek elkaar de hele dag door, en zowel grote als kleine kwesties kunnen direct worden besproken.
Het is echter in steeds meer bedrijven niet meer zo dat collega’s altijd bij elkaar in de ruimte zitten. Er wordt steeds vaker met flexplekken gewerkt, waardoor collega’s die met hetzelfde werk bezig zijn zich verspreid over het hele pand kunnen bevinden. Daarnaast is ook lang niet iedereen altijd op kantoor aan het werk. Thuiswerken is steeds meer ingeburgerd. Daardoor wordt even snel overleggen een stuk lastiger! Gelukkig zijn er genoeg manieren om dit op te lossen, en zijn deze in bijna ieder bedrijf als vanzelf ingevoerd. Veel collega’s hebben bijvoorbeeld vaste momenten op de dag waarop ze even in Microsoft Teams samen komen en dingen doorspreken. Ook de telefoon pakken en elkaar even snel bellen bij een vraag is zo gedaan. Voor dingen die wat langer kunnen wachten sturen we graag een e-mail. We houden het informeel, de lijntjes blijven kort, alleen zijn deze tegenwoordig steeds vaker digitaal.
Hoe spreek je met anderen?
Waar het overleggen met directe collega’s als vanzelf is veranderd, moet je over gesprekken met anderen misschien wat langer nadenken. Je leidinggevende kun je misschien wat lastiger telefonisch bereiken, of vraagt om een wat minder informele benadering. En ook voor contacten buiten het eigen bedrijf geldt dat mensen nog best eens worstelen om de juiste manier van contactleggen te bepalen.
Dankzij software als Microsoft 365 kunnen we altijd en overal ons werk doen. Dat betekent ook dat we formeel overleg steeds vaker vanuit ons huis voeren. Daar is niets mis mee, maar zorg wel dat je in een omgeving bent waar je professioneel kunt werken. Een telefonische vergadering of een overleg via Microsoft Teams met directe collega’s valt nog te doen terwijl je kinderen in het huis rondrennen. Maar voor een overleg met externen is een rustige omgeving en een professionele setting toch echt vereist. Dat was het al toen jullie elkaar uitsluitend face to face zagen, en dat is niet veranderd nu er via de telefoon of een beeldscherm wordt gepraat.
