De salarisverwerking kan een stressvolle taak zijn, zelfs voor ervaren salarisverwerkers. Van het nauwkeurig berekenen van bronbelastingen tot het bijhouden van updates en wijzigingen in werknemersinformatie en secundaire arbeidsvoorwaarden, er zijn veel bewegende onderdelen betrokken bij payroll. Sommige van deze bewegende delen zijn geautomatiseerd, andere vereisen handmatige tussenkomst van werknemers of HR-teams. Wanneer er tijdens de salarisverwerking iets misgaat, kan het voor managers en bedrijfseigenaars moeilijk zijn om te bepalen waar het probleem zich voordeed - en dat is net zo erg voor hen als voor de werknemers die misschien niet op tijd of helemaal niet hun volledige loonstrookje ontvangen!
Te late betaling van salarissen
Het is geen geheim dat te late uitbetaling van salarissen veel problemen kan veroorzaken voor jouw werknemers. Het meest voor de hand liggende is dat het morele problemen en ontevredenheid onder het personeel veroorzaakt, wat ertoe kan leiden dat ze op zoek gaan naar een andere baan. In sommige gevallen kan dit zelfs hun prestaties op het werk beïnvloeden of hen ertoe dwingen het bedrijf helemaal te verlaten wanneer ze beseffen dat je geen rekening houdt met hun zorgen. Je loopt ook het risico in juridische problemen te komen als een werknemer een klacht tegen je indient naar aanleiding van te late salarisbetalingen (bijvoorbeeld omdat hij vindt dat hij meer betaald zou moeten krijgen).
Salarissen tweemaal betalen
Wanneer je klaar bent om jouw werknemers te betalen, houd dan het volgende in gedachten: als ze een loonsverhoging hebben gekregen, betaal ze dan niet twee keer. Deze fout kan gemakkelijk worden gemaakt, omdat het niet altijd duidelijk is wanneer een werknemer een loonsverhoging of promotie krijgt en vaak hebben bedrijven verschillende salarissystemen voor werknemers die per uur worden betaald en werknemers die in loondienst zijn.
Vergeten belastingen in te houden
Het is belangrijk om belastingen in te houden op het loon van jouw werknemers. Zo ben je er zeker van dat je de loonbelasting voor de werkgever en de federale inkomstenbelasting op tijd betaalt, wat zowel jouw bedrijf als de overheid ten goede komt.
Onjuiste belastingberekening
Belastingen zijn een van de belangrijkste onderdelen van jouw salarisproces, dus het is van cruciaal belang dat je ze juist berekend. Het laatste wat je wilt is een fout maken in jouw berekeningen en uiteindelijk duizenden te veel betaalde bedragen of boetes moeten terugbetalen.
Onjuiste werknemersinformatie
Onjuiste informatie over werknemers is een van de meest voorkomende fouten bij de salarisverwerking van bedrijven. Dit kan leiden tot fouten die fouten in de salarisadministratie veroorzaken, waardoor je met een onnauwkeurig beeld van jouw personeelsbestand blijft zitten.
De eerste stap om jouw werknemersinformatie up-to-date te houden, is na te gaan wat nauwkeurig moet zijn en wanneer het moet worden bijgewerkt. Doe dit door een systeem te creëren waarbij jouw manager updates direct vanaf zijn of haar computer doorgeeft in plaats van iemand anders dat te laten doen (denk aan spreadsheets). Op deze manier heeft iedereen toegang tot alle updates in real time en is er geen kans dat iemand iets belangrijks vergeet zoals een adreswijziging of naamswijziging na een huwelijk!
Ben je zat van de fouten die kunnen gebeuren tijdens jouw salarisverwerking? Kijk dan eens op de website van AFAS om tips en informatie te krijgen!
